Wann lohnt sich eine freiwillige Inventur?

eingestellt von Carolin Berger am 13. Februar 2019

Kleine Handwerksunternehmen müssen häufig nicht bilanzieren. Damit besteht auch keine Pflicht zu einer Inventur. Es gibt aber Fälle, in denen eine freiwillige Inventur hilfreich sein kann.

Eine Inventur macht Arbeit. Bei der akribischen Bestandsaufnahme von allen vorhandenen Waren und Gegenständen, aber auch von offenen Forderungen und Schulden, kommen viele ins Schwitzen. Schließlich können Fehler in der Inventur dazu führen, dass die Buchführung angezweifelt wird. Das kann Zuschätzungen vonseiten des Finanzamts zur Folge haben, und das heißt: Es müssen Steuern nachgezahlt werden. Darum sind Handwerker, die nicht zur Inventur verpflichtet sind, in aller Regel froh darüber.

Wer muss Inventur machen?

Inventur muss übrigens machen, wer bilanziert. Das sind beispielsweise eingetragene Kaufmänner und Kauffrauen, OHGs oder GmbHs. Freiberufler dagegen müssen nicht bilanzieren. Zur Bilanz verpflichtet sind auch Unternehmer, die in zwei Geschäftsjahren nacheinander mehr als 60.000 Euro Gewinn machen oder in zwei Jahren nacheinander einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro haben. Heißt: Ein Tischlermeister, der in zwei aufeinanderfolgenden Jahren 620.000 Euro und 615.000 Euro Umsatz hatte, muss eine Bilanz erstellen, selbst wenn der Gewinn bei 48.000 Euro und 49.200 Euro lag. Hätte er einen Gewinn von 62.700 Euro und von 64.000 Euro, müsste er ebenfalls bilanzieren – selbst wenn der Umsatz nur bei 460.000 Euro und 485.000 Euro gelegen hätte. Und somit ist er auch inventurpflichtig. Der Malermeister, der 390.000 Euro Umsatz in zwei Jahren nacheinander gemacht hat und einen Gewinn von nur 44.000 und 46.000 Euro hat, kann dagegen eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) machen und ist nicht inventurpflichtig.

Wann ist eine freiwillige Inventur sinnvoll?

Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist, eine Inventur zu machen, auch wenn man gar nicht dazu verpflichtet ist. Zwei Beispiele:

Sie wollen sich vergrößern und darum einen Partner an Bord holen. Dieser will jedoch nicht die Katze im Sack kaufen. Nach einer Inventur liegen alle Zahlen offen. So lässt sich der Wert eines Unternehmens deutlich besser bestimmen.
Sie möchten einen Kredit aufnehmen. Mit einer freiwilligen Inventur können Sie viel besser Ihre Bonität zu einem bestimmten Stichtag nachweisen.

Wie läuft eine freiwillige Inventur ab?

Inventuren finden zum Bilanzstichtag statt, häufig ist das der 31. Dezember. Den Inventurtermin sollte man möglichst nah um den Bilanzstichtag festlegen. Zu diesem Termin muss ausreichend Personal anwesend sein. Unternehmen nutzen gerne Wochenenden, die späten Abendstunden oder eine auftragsarme Zeit, um sich auf die Inventur konzentrieren zu können. Oft arbeitet man in Zweierteams – einer notiert, was der andere sagt. Gemeinsam erfasst man so beispielsweise Waren und Rohstoffe. Bei einer Inventur arbeitet man mit sogenannten Inventurlisten, die man zum Beispiel im Internet findet. Sie archiviert man im Anschluss zusammen mit den anderen Geschäftsunterlagen.

Wo bekommt man Hilfe für die Inventur?

Grundsätzlich ist es sinnvoll, wenn Ihr Steuerberater zumindest einige Stunden bei der Inventur dabei ist. Das gilt besonders bei Ihrer ersten Inventur – denn dann kann er Ihnen mit Rat zur Seite stehen. Aber auch, wenn Sie schon mehrere Inventuren gemacht haben, ist es gut, wenn er zeitweise dabei ist. Protokollieren Sie dann seinen Einsatz und seine Stichproben. Damit haben Sie bei Nachfragen des Finanzamts etwas in den Händen.