So gestalten Sie Ihre digitale Ablage rechtssicher

Arbeiten Sie schon papierlos? Eine digitale Archivierung bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Wir zeigen, was Sie beachten müssen.

Reiht sich in Ihren Büroregalen immer noch Aktenordner an Aktenordner? Das kostet eine Menge Platz und Aufwand. Falls erforderlich, müssen Sie Rechnungen oder Briefe, die mehrere Jahre alt sind, umständlich per Hand heraussuchen. Das können Sie mit einer elektronischen Lösung vermeiden. Allerdings müssen Sie aus rechtlichen Gründen ein paar Punkte beachten.

Darauf legt das Finanzamt Wert

Finanzämter akzeptieren Rechnungen in elektronischer Form – wenn Ihr Unternehmen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) einhält. Diese werden zwischen den Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Die Dokumente müssen unveränderbar sein, nachvollziehbar, vollständig, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar. Mehr dazu hier.

Hier noch einige Tipps und Anforderungen für die digitale Ablage:

• Prüfen Sie sorgfältig, was genau Sie benötigen, bevor Sie sich für ein bestimmtes Programm zum digitalen Dokumentenmanagement entscheiden
• Investieren Sie in einen guten Farbscanner
• Archivieren Sie die Belege zeitnah
• Achten Sie bei der elektronischen Aufbewahrung auf die Sicherheit in Ihrer IT
• Nutzen Sie sichere Passwörter, Virenscanner und eine Firewall
• Wählen Sie gängige Dateiformate wie schreibgeschützte PDFs oder TIFFs
• Speichern Sie die Unterlagen in einer professionellen Datenbank, die jeden Scan mit Metadaten wie Einlesedatum und Bearbeiter versieht
• Bewahren Sie wichtige Urkunden wie notarielle Beurkundungen oder Gerichtsurteile zusätzlich im Original auf
• Bewahren Sie Unterlagen für langlebige Vermögensgegenstände über die gesamte Abschreibungsdauer hinweg physisch auf.

Der Branchenverband Bitkom hat zehn Merksätze für die digitale Ablage zusammengestellt. Auf seiner Internetseite finden Sie einen kostenlosen Leitfaden zum Download.

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